Cómo elaborar el Presupuesto para un Evento

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17 noviembre 2015, Comments 0
El éxito de un evento depende de los  detalles y aspectos de organización.
El presupuesto del evento es clave con el tendremos una  visión más clara y amplia , de los recursos  materiales y financieros que poseemos para el evento. El mismo  debe ser elaborado de forma  detallada, minuciosa y organizadamente.
El desarrollo de cualquier evento siempre requerirá   de una serie de gastos y costos. organizarlos y Preverlos  es fundamental  para evitar  inconvenientes, y tener éxito con el evento.

El capital del que se dispone, determinará las decisiones que se tomen al elegir los distintos proveedores, en base a las necesidades específicas del evento.

Tipos de presupuesto

Presupuesto adaptado al evento

este es el caso de la organización de  congresos, conferencias, etc.  en estos eventos Se proyecta un presupuesto de acuerdo a la planificación general, a necesidades específicas, y a objetivos pre establecidos.
en estos tipos de eventos se debe estimar de la manera más realista, las posibilidades de recuperación de esos costos, o  reportar las ganancias del evento.

Cuando el evento se adapta al presupuesto

los eventos  sociales en general,  lanzamientos, seminarios  etc. son eventos que se adaptan al prepuestos, donde los organizadores cuentan con un monto de dinero establecido, y deben adecuar la contratación de proveedores y servicios, de acuerdo al mismo.

Planificación de presupuesto

Cuando  las metas y objetivos del evento se establecen, se planifican las acciones y los tiempos, por lo que debemos cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas y etapas a desarrollar.
Realizar el listado de elementos comenzando a imaginar el paso a paso de la celebración. es  una buena técnica para que no se escape ningún detalle del evento

Es importante Tener en cuenta cada uno de los detalles, con esto conseguiremos  lograr una idea más exacta del presupuesto requerido.

¿Qué se debe considerar en la planificación de un presupuesto?

Egresos

estos Representan el monto total que se invirtió en la organización del evento, Al planificar un evento y desarrollar su presupuesto, tenemos 2 tipos egresos:

1 Costos Fijos

Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:
– Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.
– promoción del evento,publicidad y rueda de prensa.
– Diseño, impresión y de  invitaciones.
–  lugar dónde se realizara el evento.
– Equipo técnico, sonido, proyección, fotografía y video.
– Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.
– Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
– Traductores si fuera necesario.
– Contratación  actividades extras  al evento (Shows).
– Cobertura de seguro de equipamiento y personal.

2 Costos Variables

Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados, entre ellos:
– Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs, diplomas, etc.
– Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas.
– Personal temporario.
– Estacionamiento.
– Computadoras y mobiliario.
– Gastos bancarios.
– Personal de seguridad y limpieza

3 Imprevistos

Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o contingencias durante la organización del evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para poder cubrirlos.

Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales. Esto nos dará la flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del evento pudiendo cubrir cualquier contratiempo.

Cotización de presupuestos

Para cada rubro a cubrir, es muy importante solicitar más de 3 cotizaciones, y así poder armar un presupuesto final más conveniente y ajustado para el evento.
Es factible que desde que se solicita el primer presupuesto, hasta el día de la contratación, haya una modificación en la cotización, ya que los proveedores manejan entre 15 días y un mes en la congelación de las cotizaciones.
Es saludable convenir de antemano con ellos, para mantener el mismo precio por espacios de tiempo más prolongados.

Carpeta de cotizaciones

Es vital contar con el respaldo de todas las cotizaciones que se soliciten, para tener presentes las condiciones de pago y entrega en cada caso. Eso además permitirá, si algún proveedor fallara, tener las demás opciones a mano.

También es importante guardar las tarjetas y números de contacto para casos de emergencia.

Presentación del presupuesto final a los organizadores

Lo ideal es colocar en una sola hoja todo el contenido, ubicando en el encabezado el nombre y año del evento, fecha y hora, número de personas y a continuación cada uno de los rubros, la cantidad, el precio unitario y el precio total.
Adicionalmente, es importante considerar que si se ha realizado el mismo tipo de evento en años anteriores, es buena opción colocar un comparativo para visualizar las variaciones en los costos.

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